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歯科DX成功事例：受付・問診・会計がここまで変わる！今すぐ真似できる業務改善で医院をレベルアップ

歯科DX成功事例：受付・問診・会計がここまで変わる！今すぐ真似できる業務改善で医院をレベルアップ

更新：2025年09月18日 / 作成：2025年08月05日

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歯科医院の経営者やスタッフの皆さん、日々の業務でこんなお悩みはありませんか？

「電話対応に追われて本来の業務が進まない」「紙の問診票の管理が大変」「会計時の手間やミスを減らしたい」…。こうした課題は、多くの歯科医院が直面している現実です。

しかし、デジタル技術を賢く活用する「歯科DX」で、その悩みは解決できます。

本記事では、受付・問診・会計といった各業務をどのように改善できるのか、明日からすぐに真似できる具体的な成功事例と共にご紹介します。

DXで業務を効率化し、スタッフの負担を減らしながら、患者さんの満足度も向上させる方法を一緒に見ていきましょう。

なぜ今、歯科医院にDXが求められているのか？

歯科医院にDX が求められている背景にはどんなものがあるのでしょうか。

今日の歯科医療現場は、これまでにないスピードで変化を遂げています。
技術の進化、患者さんのニーズの多様化、そして社会全体のデジタルシフトの波は、歯科医院にもDX（デジタルトランスフォーメーション）の必要性を強く訴えかけています。
DXとは単にデジタルツールを導入することではありません。
デジタル技術を用いて業務プロセスや組織、企業文化を変革し、競争上の優位性を確立することを目指すものです。

現場で深刻化する課題

具体的な課題には、以下のことが挙げられます。

まず、人手不足は多くの医院が共通して抱える問題です。
歯科衛生士や歯科助手といった専門職の人材確保は年々困難になり、残業の常態化やスタッフの疲弊につながっています。
限られた人員で、いかに効率的かつ質の高い医療を提供していくかが喫緊の課題となっています。

次に、紙カルテの属人化も大きな問題です。
紙カルテは、記入者の癖や記載漏れによって情報が不完全になりがちです。
また、特定のスタッフしかカルテの場所や内容を把握していない「属人化」が進むと、情報共有がスムーズに行われず、業務効率の低下や医療ミスのリスクを高める可能性があります。
災害時における情報喪失のリスクも無視できません。

さらに、患者さんへの対応の多様化も見過ごせません。
インターネットやSNSの普及により、医療関係者でなくても、治療に関する情報を容易に取得できるようになりました。
これにより、治療に対する要望は多岐にわたり、説明にもより多くの時間と専門性が求められるようになっています。また、予約方法一つとっても、電話だけでなくWeb予約やLINEなど、多様なチャネルへの対応が求められています。

経営・スタッフ・患者さんの三者にとってDXが有効な理由

DXは、これらの課題を解決し、歯科医院に関わる全ての人にメリットをもたらします。

経営者にとっては、業務効率の向上による人件費や残業代の削減、満足度の向上によるリピート率や紹介患者さんの増加、さらには自費診療の成約率アップといった形で、収益性の改善に直結します。
データに基づいた経営判断が可能になり、より盤石な医院経営が実現できます。

スタッフにとっては、DXは劇的な業務負担軽減をもたらします。
定型業務の自動化や効率化により、電話対応や紙カルテの管理、レジ締めといった煩雑な作業から解放され、本来注力すべき患者さんへの対応や専門業務に時間を割けるようになります。
これにより、残業が減り、ワークライフバランスが改善されることで、スタッフのモチベーション向上や定着率アップにも繋がります。

患者さんにとっては、利便性の向上と質の高い医療サービスの提供が最大のメリットです。
24時間いつでも予約ができるようになり、待ち時間が短縮され、来院から会計までのプロセスがスムーズになります。
また、問診情報が正確かつスピーディーに共有されることで、より的確な診断と治療を受けられるようになり、安心して通院できる環境が提供されます。

歯科業界全体でDX化が高まっている背景

近年、歯科業界全体でDX化への機運が高まっています。

その背景には、クラウド技術の進化やAIの発展、そしてコロナ禍における非接触・非対面ニーズの増加があります。
特に、オンライン診療の導入やキャッシュレス決済の普及など、医療分野におけるデジタル化の動きは加速しており、歯科医院もその流れに乗ることで、時代に即した医療サービスを提供し続けることが可能になります。

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受付の「待たせてしまう」を歯科DXで解消

歯科医院の顔である受付は、患者さんが最初に接する場所であり、医院の印象を大きく左右します。
しかし、多くの医院で「待たせてしまう」という課題が常態化しています。

従来の受付業務は、電話対応が中心でした。
「予約を取りたい」「予約を変更したい」「道順を教えてほしい」など、ひっきりなしにかかってくる電話に追われ、他の方への対応がおろそかになったり、新規予約を取りこぼしたりするケースも少なくありませんでした。
また、紙の予約台帳への手書き記入による予約ミスや、複数スタッフでの情報共有不足によるダブルブッキングなども発生し、結果として残業が常態化する要因となっていました。

歯科DXを導入することで、受付業務は劇的に変化します。

まず、Web予約システムの導入により、患者さんは24時間いつでも、自身の都合の良い時間に予約ができるようになります。
これにより、電話が集中する時間帯を避けて予約受付が可能になり、受付スタッフの電話対応負荷は大幅に軽減されます。
ある調査によると、Web予約システム導入後、電話対応が70%削減されたという歯科医院の事例も報告されています。

引用：https://linete.jp/voices/dental-takamibaba/

また電話対応の削減は、受付スタッフが他の重要な業務に集中できる体制を構築します。
来院対応、会計業務、問診票の案内、情報の整理など、質の高いサービス提供に時間を割けるようになります。
これにより、待ち時間も短縮され、受付でのスムーズな対応は満足度の向上に直結します。

具体的な数値データとしては、例えば、Web予約システム導入後、新規患者さんの予約獲得数が前年比で15%増加した、あるいは予約キャンセル率が5%減少した、といった成果が期待できます。

引用：https://dentry.jp/voice/kinutashika/
　　　 https://dentry.jp/cancel/?utm_source=chatgpt.com

これは、患者さんが自身の都合で気軽に予約・変更できるようになったことに加え、予約前日のリマインドメールなどが自動送信されることによる効果と考えられます。

問診の「時間がない」を歯科DXで解消

診療前に行われる問診は、患者さんの口腔内の状態や既往歴、現在の症状や要望を正確に把握するために不可欠なプロセスです。しかし、この問診も多くの時間と手間がかかる業務の一つでした。

従来の問診は来院後、紙の問診票に手書きで記入することが一般的でした。

記入された問診票は、受付スタッフや歯科助手が内容を確認し、必要に応じて電子カルテに手作業で転記する作業が発生します。

この手書きから転記のプロセスにおいて、文字の読み間違いや転記ミスが発生するリスクがあり、また、医師が診療前に問診票の内容を把握するまでに時間を要していました。
とくに初診の方が多い日などは、問診にかかる時間が診療全体の遅延に繋がることも珍しくありませんでした。

DXを導入することで、問診プロセスは劇的に効率化され、診療の質とスピードが向上します。

まず、オンライン問診システムの導入により、患者さんは来院前に自宅や移動中など、自身の都合の良い場所でスマートフォンやPCから問診票に回答できるようになります。
これにより、時間を気にせず、正確に情報を入力できます。
回答された問診内容は、自動的に電子カルテに反映されるため、手作業での転記は不要になります。

医師は診療前に問診情報を事前に確認できるため、初診の方でも事前に情報を把握した上で診療に臨むことができます。
その結果、問診にかかる時間を短縮できるだけでなく、より的確な質問やアドバイスが可能になり、診療の質が向上します。

例えば、特定の既往歴がある方に対しては、事前に必要な情報収集を済ませた上で、より専門的な視点からアプローチできるようになります。

具体的な効果として、1日あたり数分の問診時間短縮は、年間で見ると数百時間の業務改善に繋がります。
仮に1日10人の診察をして、1人あたり5分の問診時間短縮が実現できたとすれば、1日50分、年間で約200時間（200日稼働として）もの時間を創出できることになります。
この浮いた時間は、他の方への対応や、スタッフの休憩時間の確保、あるいは研修時間などに充てることが可能となり、医院全体の生産性向上に貢献します。

オンライン問診システムを導入する際には、いくつか注意すべき点があります。
まず、患者さんにとって使いやすいUI/UX（画面の見た目や操作性、使いやすさなど）であるか、スマートフォンの普及率を考慮し、モバイルフレンドリーな設計になっているかを確認する必要があります。
また、入力された個人情報のセキュリティ対策が万全であることも重要です。
さらに、高齢の方やデジタルデバイスの操作に不慣れな方のために、紙の問診票も併用できるような柔軟な運用体制を整えることも大切です。

会計時の「手間がかかる」を歯科DXで解消

診療後の会計もまた、多くの歯科医院で手間と時間がかかる業務の一つです。
とくに現金決済が中心の医院では、日々のレジ締め作業や未収金のリスクに悩まされることが少なくありません。

従来の会計では、現金でのやり取りが主流でした。
現金を受け取り、お釣りを渡し、レジに記録するといった一連の作業は、時間と集中力を要します。
とくに、診療終了間際や混雑時には会計が滞り、患者さんの待ち時間が長くなる原因となっていました。
また、日々のレジ締め作業は、金額の不一致がないか確認する神経を使う作業であり、スタッフにとって大きな負担となっていました。
さらに、未収金の発生リスクも、経営者にとって頭の痛い問題でした。

こちらもDXを導入することで、会計業務は圧倒的にスムーズになります。

キャッシュレス決済（クレジットカード、電子マネー、QRコード決済など）の導入は、会計時間を劇的に短縮します。
患者さんは、スマートフォンやカードをかざすだけで支払いが完了するため、現金の授受に伴う手間がなくなります。
ある調査では、キャッシュレス決済導入により、会計時間が短縮されたという結果も出ています。

引用：https://www.postas.co.jp/casestudy/14895/

さらに、キャッシュレス決済は、決済情報が自動的にシステムに記録されるため、レジ締め時の金額の誤差が0になります。これにより、スタッフのレジ締め作業の負担が軽減され、精神的なストレスも軽減されます。
未収金リスクも、原則として決済時に支払いが完了するため、大幅に低減されます。

キャッシュレス決済の導入は、会計業務の効率化以外にも、複数の副次的効果をもたらします。

まず、感染対策の強化です。

現金の受け渡しは、不特定多数の人が触れるため、感染症のリスクがゼロではありません。
キャッシュレス決済は非接触であるため、患者さんとスタッフ双方にとってより衛生的で安全な環境を提供できます。

次に、自費診療の成約率アップへの貢献です。
高額になりがちな自費診療において、一括での現金払いは大きな負担となることがあります。

しかし、クレジットカードの分割払いやデンタルローンなどの選択肢を提供することで、経済的な負担を軽減しやすくなり、結果として自費診療を選択しやすくなります。

自費診療の成約率をさらに高めるためには、デンタルローンの導入も有効です。
デンタルローンは、患者さんが歯科治療費を分割で支払えるようにする金融サービスです。
導入のポイントとしては、提携する信販会社を選定し、説明資料をわかりやすく準備することが挙げられます。
また、ローン申請の手続きを簡素化し、抵抗なく利用できるような仕組みを構築することが重要です。
スタッフがデンタルローンについて正しく理解し、わかりやすく、適切に案内できるような研修を行うことも不可欠です。

「リコール率の低迷」を歯科DXで解消

歯科医院の安定経営には、定期的なメインテナンスや検診のためのリコールの確保が不可欠です。
しかし、このリコール案内もまた、多くの労力とコストを要し、リコール率の低迷に悩む医院も少なくありません。

従来のリコール案内は、主に電話やハガキを用いて行われていました。電話での案内は留守だったり、タイミングが悪かったりすると、何度もかけ直す必要があり、スタッフにとって大きな負担となっていました。
また、ハガキでの案内は、印刷代や郵送費がかかるだけでなく、ハガキを見落としたり、紛失したりするリスクもあります。
いずれの方法も、手間とコストがかかる割に、高いリコール率に繋がりにくいという課題がありました。

歯科DXを導入することで、リコール案内は飛躍的に効率化され、リコール率を大幅に向上させることが可能です。

最も効果的な方法の一つが、LINE連携システムの導入です。
スマートフォンに直接メッセージを送信できるLINEは、開封率が高く、情報到達率が非常に優れています。
予約システムと連携させることで、一斉に自動でリコール案内を通知できます。
患者さんはLINEメッセージから直接、Web予約システムにアクセスし、次回の予約を完了できるため、非常にスムーズです。

このLINE連携によるリコール案内は、劇的な効果をもたらします。

ある導入事例では、電話やハガキによるリコール案内に比べて、リコール来院率が倍以上に向上したという報告もあります。

引用元：https://gosoudan.dental-plaza.com/tidings/2016/05/24/712

これは、日常的に利用するLINEで通知が届くこと、そしてメッセージから手軽に予約まで完結できる利便性が大きいと考えられます。

リコール率の向上は、患者さんとの接点が継続し、定期来院が自然な習慣になることを意味します。
これにより、口腔内の健康維持に貢献できるだけでなく、医院としても安定的な患者数の確保と収益の安定化に繋がります。

サポート体制でツールを選ぶ

リコールシステムに限らず、DXツールを選ぶ際には、提供ベンダーのサポート体制が非常に重要です。
導入後の不明点やトラブル発生時に、迅速かつ的確なサポートを受けられるか、導入前にしっかりと確認しましょう。
操作マニュアルの充実度、オンラインサポート、電話サポート、担当者の対応スピードなど、多角的に評価することが成功の鍵となります。

歯科DX 成功する医院の3つの共通点

多くの歯科医院がDXに成功している事例から、いくつかの共通点が見えてきます。

スモールスタートの重要性

一つ目は、スモールスタートの重要性です。
一度にすべての業務をDX化しようとすると、予算も労力も膨大になり、失敗するリスクが高まります。

まずは、最も課題を感じている業務、例えば受付の予約業務や問診など、一部分からデジタルツールを導入し、効果を検証しながら徐々に拡大していくのが賢明です。
小さな成功体験を積み重ねることで、スタッフの理解や協力も得やすくなります。

スタッフを巻き込むプロセスとその具体策

二つ目は、スタッフを巻き込むプロセスとその具体策です。

DXは、デジタルツールを導入するだけでなく、それを使うスタッフが主体的に関わり、業務プロセスを変革していくことが不可欠です。
導入前にスタッフへの説明会を実施し、DXによってどのようなメリットがあるのかを具体的に伝えることが重要です。
また、ツールの選定段階からスタッフの意見を取り入れたり、導入後の操作研修を丁寧に行ったり、困ったことがあればすぐに相談できる環境を整えたりすることも大切です。
DXは院長だけが推し進めるものではなく、全スタッフで取り組むという意識を持つことが成功の鍵となります。

スタッフ負担軽減・売り上げ安定化にも寄与

三つ目は、DXが最終的にスタッフ負担の軽減と売上安定化に貢献するという認識を共有することです。
DXは単なるコストではなく、未来への投資であり、それがもたらす効果をスタッフ全員が理解することで、導入へのモチベーションが高まります。
業務効率化による残業削減、患者満足度向上によるリピート率アップ、自費診療の成約率向上など、具体的な成果を可視化し、スタッフと共有することで、さらなるDX推進への意欲を高めることができます。

まとめ

歯科医院におけるDXの必要性とその具体的な成功事例について、受付、問診、会計、そしてリコールという4つの主要な業務プロセスに焦点を当てて解説しました。

人手不足、紙カルテの属人化、対応の多様化といった現場の課題を解決し、経営者、スタッフ、患者さんの三者全てにメリットをもたらすのが歯科DXです。

Web予約システムによる24時間予約受付、オンライン問診による来院前問診と自動カルテ反映、キャッシュレス決済導入による会計時間の短縮、そしてLINE連携によるリコール来院率の向上は、どれもすぐにでも導入を検討できる具体的な業務改善策です。

歯科DXは「特別なこと」ではありません。
日々の業務を少しずつ見直し、デジタル技術を賢く活用することで、患者さんにとっても、スタッフにとっても、そして医院経営にとっても、より良い未来を築くことができます。

歯科医院のDX化は、もはや選択肢ではなく、持続的な成長のための必須要件となりつつあります。
今回のセミナーで得た知識を活かし、ぜひ貴院のレベルアップに繋げてください。

歯科医療メディアORTCでは歯科DXだけでなく、医院のさまざまなお悩みに寄り添います。この機会に貴院の具体的な課題について、より詳しくご相談してみませんか？

Q&A

Q1.歯科DXとは何ですか？

A.歯科DXとは、デジタル技術を活用して歯科医療の質や効率を向上させる取り組みです。具体的には、電子カルテの導入、オンライン資格確認、オンライン予約システム、デジタル画像診断、3Dプリンターによる補綴物作成など様々なデジタル技術を駆使して患者さんの満足度と診断の効率化を目指します。

Q2 .歯科における医療DX推進体制整備加算とは何ですか？

A.歯科の医療DX推進体制整備加算は、歯科点数表初診料として6点、調剤は調剤基本料として4点とされています。初診時、月に一回に限り算定できます。

Q3.歯科の医療DX推進体制整備加算の要件にはどんなものがありますか？

オンライン診療を行っていること、オンライン資格確認を行う体制を有していること、医師が電子資格確認を利用して、取得した診療情報を診療を行う診療室、手術室、または処置室において閲覧、または活用できる体制を有していること、電子処方箋を発行する体制を有していること、などがあります。

医療DX推進体制整備加算の算定要件について厚生労働省保険局医療課

Q4.歯科のDX推進体制整備加算の届出はいつまでですか？

A.要件を満たしている医療機関は、令和7年4月まで再届出が必要です。それ以降は随時届出が受け付けられます。

歯科衛生士ライター　東雲あや

歯科医療の現場で役立つ実践的な知識を届けるORTC

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